Bientôt du nouveau dans l'espace documentaire !
Votre espace de stockage en ligne passera bientôt à l’heure collaborative ! Si Paris Classe Numérique vous permettait déjà de partager des documents, votre ENT s’apprête à aller plus loin en vous offrant la possibilité de déposer des documents dans un même dossier partagé.
Faciliter le travail collaboratif
Vous stockez régulièrement des documents sur votre espace en ligne et regrettez de devoir les partager un à un avec vos collègues ? Ce qui suit devrait grandement vous intéresser.
En effet, l’Espace documentaire va connaître une petite révolution, dont l’objectif est clair : faciliter le travail collaboratif !
Prenons l’exemple de Floriane, enseignante. Elle trouve dommage de devoir chercher partout chaque ressource pédagogique dont elle a besoin sachant qu’elle pourrait mutualiser ses propres trouvailles avec celles de ses collègues. Grâce à l’évolution de l’Espace documentaire, Floriane pourra créer un dossier partagé entre tous les enseignants de son établissement et mettre en commun les ressources pédagogiques de chacun glanées ci-et-là.
Concrètement, qu'est ce qui va changer ?
Pour différencier les contenus privés de l’enseignante et ceux issus du dossier de contributions, le menu de l’application connaîtra quelques changements. En lieu et place de “Documents partagés avec moi”, on retrouvera un nouveau menu “Documents partagés”, qui contiendra les contenus mis en commun, qu’ils appartiennent à l’utilisateur ou à des contributeurs. Le menu “Mes documents” contiendra quant à lui les documents personnels non partagés. Attention, si vous décidez de partager un document personnel, celui-ci sera déplacé de l’onglet “Mes documents” à l’onglet “Documents partagés”. Si vous souhaitez le conserver aussi dans votre dossier privé, il vous sera proposé de faire une copie du document. Vous pourrez ensuite le retrouver dans les deux onglets.
Il est important de noter qu'après la création d'un dossier partagé, il conviendra, comme partout dans l'ENT, de le partager avec les utilisateurs de votre choix. On retrouvera donc dans la fenêtre de partage l'attribution des droits de consultation, contribution, gestion ou commentaire. Lorsque l'on sélectionnera un de ces droits pour un utilisateur, ce droit s'appliquera pour tous les documents et sous-dossiers contenus dans le dossier partagé.
Autre nouveauté à venir, sur la nouvelle page “Documents partagés”, le bouton “Importer” fera son apparition pour permettre à chacun de placer directement ses documents dans un dossier commun. Une zone de recherche facilitera aussi la localisation des documents, car le nombre de dossiers partagés pourra rapidement devenir volumineux !
Des optimisations en nombre !
D’autres optimisations ont été identifiées par les utilisateurs et seront, bien évidemment, considérées dans l’évolution de l’application Espace documentaire. Ainsi, il sera possible de :
- Rechercher un document en saisissant son libellé ou son auteur,
- Télécharger plusieurs fichiers ou un dossier complet en une seule fois,
- Mémoriser la vue sélectionnée (liste, vignette ou carrousel) pour les prochaines visites.
Le drag and drop depuis votre ordinateur vers/dans l'espace documentaire lui même et la fenêtre de déplacement de copie seront améliorés.
Pour prévenir les utilisateurs, un tour interactif indiquera à la première visite du nouvel espace documentaire que le classement des dossiers a changé. Le mode d'emploi complet de l'application est également disponible sur l'aide en ligne contextuelle, accessible en cliquant sur le point d'interrogation situé dans le menu supérieur.